Het Van Winterfonds streeft ernaar iedere vier-vijf jaar steeds één promotieplaats mogelijk te maken. Een overweging hierbij is dat onder de financieringsmogelijkheden binnen de geschiedwetenschap relatief weinig mogelijkheden zijn om een afzonderlijke positie als promovendus te verwerven voor een plan ontwikkeld door een individuele promovendus.
Daartoe schrijft het fonds een competitie uit. Aanvragen kunnen worden gedaan door koppels bestaande uit een beoogde onderzoeker en een begeleider.
De procedure omvat:
- Een eerste ronde van beoordeling van de aanvragen. Het Bestuur bepaalt door welke groep de beoordeling in deze eerste ronde plaats vindt. Dit kan ook het Bestuur zelf zijn of een combinatie van leden van Bestuur en Raad. Doel van deze eerste ronde is de meest kansrijke aanvragen te selecteren, zodat de investering van aanvragers en fonds in de resterende procedure in evenwicht is met de kans op honorering.
- Over een beperkt aantal aanvragen worden, indien het Bestuur dat wenselijk acht, adviezen ingewonnen van externe reviewers. Indien zo’n externe review is ontvangen, wordt dat – anoniem – aan de aanvragers toegezonden, en wordt het besproken tijdens het interview.
- Voor alle aanvragen die na de eerste ronde resteren worden de koppels van begeleider en uitvoerder uitgenodigd voor een interview met een beoordelingscommissie, die voor die gelegenheid wordt samengesteld door het Bestuur.
- Het oordeel over de aanvragen wordt geveld in een gecombineerde vergadering van Raad van Advies en Bestuur, waar ieder lid één stem heeft. Leden van Bestuur of Raad die betrokken zijn bij een van de aanvragen, nemen geen deel aan de besluitvorming. Bestuur en Raad kunnen er voor kiezen de interviews en het eindoordeel uit te laten voeren door een anders samengestelde commissie.
De aanvragen worden in de eerste plaats beoordeeld op de kwaliteit van het voorgestelde onderzoek en de onderzoeker. Ten tweede, bij ongeveer gelijk beoordeelde kwaliteit, gaat de voorkeur uit naar onderzoek dat fundamenteel, onderscheidend, risiconemend en origineel is, en gebaseerd is op een eigen plan van de promovendus. Het fonds heeft geen voorkeur voor promoties die onderdeel uitmaken van een groter project, en vraagt niet naar valorisatie. Het fonds heeft uiteraard geen bezwaar tegen valorisatie of deel uitmaken van een groter project, maar selecteert alleen op het onderzoek en de onderzoeker zelf. De aanstelling kan voor een periode van 4 jaar fulltime, of 5 jaar 0,8 zijn. Een kortere aanstelling, bijvoorbeeld voor het afronden van een al aangevangen promotietraject, of een kleinere aanstelling, behoren tot de mogelijkheden. De uitvoering geschiedt aan een Nederlandse universiteit of andere erkende Nederlandse wetenschappelijke instelling. Honorering is volgens NWO-normen.